Comment recruter en respectant le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a profondément transformé la manière dont les entreprises gèrent les informations personnelles, et le recrutement est en première ligne. Gérer des CV, c'est gérer des données personnelles sensibles. Ignorer le RGPD n'est pas une option : c'est s'exposer à de lourdes sanctions et à une perte de confiance des candidats. Recruter dans le respect du RGPD n'est pas une contrainte, mais un gage de sérieux et de professionnalisme.

Les règles clés du RGPD pour le recrutement

Le RGPD repose sur plusieurs grands principes que tout recruteur doit connaître.

1. Finalité et pertinence : Vous ne pouvez collecter que les données strictement nécessaires à l'évaluation de l'aptitude d'un candidat pour un poste donné. Demander le numéro de sécurité sociale ou la situation maritale est interdit à ce stade.
2. Consentement : Le candidat doit donner son consentement explicite pour le traitement de ses données. Il doit être informé de l'utilisation qui en sera faite.
3. Durée de conservation limitée : Vous ne pouvez pas conserver un CV indéfiniment sans l'accord du candidat. La CNIL recommande une durée maximale de 2 ans après le dernier contact.
4. Droit des personnes : Le candidat a le droit d'accéder à ses données, de les rectifier, de les supprimer ou de s'opposer à leur traitement.
5. Sécurité : Vous devez mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre la perte, le vol ou la fuite.

Les risques pour l'entreprise en cas de non-conformité

Négliger le RGPD peut coûter très cher.

• Sanctions financières : Les amendes peuvent atteindre jusqu'à 4% du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise.
• Atteinte à la réputation : Une fuite de données ou une sanction de la CNIL peut durablement ternir votre marque employeur.
• Perte de confiance des candidats : Qui voudrait confier ses données à une entreprise qui ne les protège pas ?

Bonnes pratiques concrètes à appliquer

Se mettre en conformité est une question de méthode et de bons outils.

graph TD
    A[Collecte de CV] --> B{Consentement Clair};
    B --> C[Stockage Sécurisé];
    C --> D{Durée de Conservation Limitée};
    D --> E[Suppression Automatisée];
    B & C & D --> F(Processus Conforme RGPD);

• Informez les candidats : Ayez une politique de confidentialité claire et accessible sur votre site carrière.
• Utilisez un ATS conforme : Un bon Applicant Tracking System (ATS) gère automatiquement le consentement, les durées de conservation et les droits des personnes.
• Sécurisez les échanges : Évitez de faire transiter des CV par email. Utilisez des plateformes sécurisées.
• Tenez un registre de traitement : Documentez les types de données que vous collectez, pourquoi vous le faites et combien de temps vous les gardez.
• Nommez un pilote (DPO) : Désignez une personne en charge de la protection des données (Data Protection Officer), qu'il soit interne ou externe.

La transparence dans le recrutement est un pilier du respect du RGPD.

Nos engagements Pro pour le respect de vos données

La plateforme Epimoni Pro est conçue pour être "RGPD by design". Nous intégrons toutes les bonnes pratiques pour vous assurer une tranquillité d'esprit : gestion du consentement, serveurs sécurisés en Europe, et purge automatique des données. Le recrutement basé sur la data ne peut se faire qu'en respectant scrupuleusement ces règles.

Cas d'usage : gestion d'une candidature

1. Un candidat postule : Il coche une case pour consentir au traitement de ses données et est informé qu'elles seront conservées 24 mois.
2. Le recruteur traite la candidature : Les données sont stockées dans un ATS sécurisé.
3. Candidature non retenue : Le candidat est informé de la décision. Ses données sont conservées dans le vivier pour d'éventuelles futures opportunités.
4. Après 23 mois : Le candidat reçoit un email automatique lui demandant s'il souhaite prolonger la conservation de ses données. Sans réponse, ses données seront automatiquement supprimées le mois suivant.

Conclusion

Le RGPD n'est pas un frein au recrutement, mais un guide pour des pratiques plus saines, plus transparentes et plus respectueuses. En adoptant les bonnes pratiques et en vous équipant des bons outils, vous transformez une obligation légale en un avantage concurrentiel. Vous montrez aux candidats que vous êtes une entreprise de confiance, soucieuse de protéger leurs informations. Et cette confiance est la première pierre d'une relation professionnelle réussie.

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