Jawność wynagrodzeń w rekrutacji: obowiązki pracodawcy od 24 grudnia 2025 r.

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca musi przekazać kandydatowi informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale: w ogłoszeniu, a jeśli nie, przed rozmową kwalifikacyjną, najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Nie może też żądać informacji o obecnej ani poprzedniej pensji kandydata, a ogłoszenia i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci¹.

Zmiany wprowadziła ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), ogłoszona 23 czerwca 2025 r. i obowiązująca po 6 miesiącach¹. To pierwszy krok wdrażania unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń⁶. Ten poradnik opisuje, co z nowych przepisów wynika dla działu HR i dla osób, które prowadzą rozmowy kwalifikacyjne. Jeśli szukają Państwo spojrzenia kandydata, opisujemy je na blogu Epimoni dla kandydatów.

Co dokładnie musi otrzymać kandydat

Art. 18³ᶜᵃ § 1 Kodeksu pracy wymienia dwie informacje¹:

• wynagrodzenie, jego początkową wysokość lub przedział, oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci;
• odpowiednie postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli pracodawca jest objęty układem albo obowiązuje u niego regulamin.

Wynagrodzenie rozumie się szeroko. Przepis odsyła do art. 18³ᶜ § 2, który obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, pieniężne i niepieniężne². Kandydat powinien więc wiedzieć nie tylko o pensji zasadniczej, ale także o tym, od czego zależy premia czy dodatek, jeśli są częścią oferty.

Pracodawca ma wybór: kwota albo przedział. Przedział daje miejsce na negocjacje, ale musi wynikać z kryteriów, które da się wyjaśnić, na przykład doświadczenia czy uprawnień.

Kiedy i w jakiej formie przekazać informację

Ustawa ustala kolejność, a nie dowolny wybór (art. 18³ᶜᵃ § 2)¹:

1. w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
2. przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli pracodawca nie ogłosił naboru albo nie podał informacji w ogłoszeniu;
3. przed nawiązaniem stosunku pracy, jeśli nie zrobił tego wcześniej.

Zawsze w postaci papierowej lub elektronicznej i z takim wyprzedzeniem, by kandydat mógł się z informacją zapoznać. Celem jest, jak mówi przepis, zapewnienie świadomych i przejrzystych negocjacji. Informacja przekazana ustnie pod koniec rozmowy tego warunku nie spełnia. Jak praktycznie zapisać przedział w ogłoszeniu, opisujemy w poradniku o widełkach płacowych w ogłoszeniu.

Zakaz pytania o obecną i poprzednią pensję

Art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy żądać od kandydata danych o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Od 24 grudnia 2025 r. z tych danych wyłączono informacje o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy¹.

W praktyce rekruter nie pyta „Ile Pani obecnie zarabia?” i nie prosi o pasek wynagrodzenia. Zakaz dotyczy historii, a nie przyszłości: pytanie o oczekiwania finansowe nie jest nim objęte. Najbezpieczniej zadać je w odniesieniu do przekazanego przedziału, na przykład tak: „Wynagrodzenie na tym stanowisku to 9 000–11 500 zł brutto, tak jak w ogłoszeniu. Jakie są Pani oczekiwania w tym przedziale?”

Trudniejsza jest sytuacja, w której kandydat sam poda swoją pensję. Przepisy mu tego nie zabraniają. Rekruter nie powinien jednak dopytywać ani liczyć oferty od tej kwoty, bo wynagrodzenie ma wynikać z obiektywnych, neutralnych kryteriów (art. 18³ᶜᵃ § 1). Oferta „500 zł więcej niż u poprzedniego pracodawcy” przenosi dawne nierówności płacowe do nowej firmy, a tego przepisy mają zapobiegać.

Neutralne ogłoszenia i niedyskryminująca rekrutacja

Pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący (art. 18³ᶜᵃ § 3)¹. Przepis nie podaje wzoru nazwy stanowiska. Ogłoszenie, które zwraca się do jednej płci albo opisuje idealnego kandydata cechami przypisywanymi jednej płci, trudno jednak uznać za neutralne.

Druga część przepisu przypomina, że zasada równego traktowania obejmuje nawiązanie stosunku pracy (art. 18³ᵃ § 1)². Dotyczy to także pytań w rozmowie: o plany rodzinne, zdrowie czy pochodzenie. Pytanie „Czy planuje Pani w najbliższym czasie powiększenie rodziny?” nie ma związku z wymaganiami stanowiska, a jeśli kandydatka nie dostanie pracy, łatwo powiązać tę decyzję z jej odpowiedzią.

Co grozi pracodawcy

Kandydat, wobec którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania, może dochodzić odszkodowania nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę (art. 18³ᵈ)², czyli 4806 zł w 2026 r.⁴ i 4950 zł od 1 stycznia 2027 r.⁵ Ciężar dowodu spoczywa w dużej mierze na pracodawcy: różnicowanie sytuacji kandydata z przyczyn chronionych jest naruszeniem, chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami (art. 18³ᵇ § 1).

Od 5 listopada 2026 r. te zasady się zaostrzają. Nowy art. 18³ᵈ przewiduje zadośćuczynienie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie albo odszkodowanie, a przy wielokrotnym naruszeniu zadośćuczynienie nie niższe niż trzykrotność minimalnego wynagrodzenia. Nowy art. 18³ᶠ stanowi, że osoba zarzucająca naruszenie musi je tylko uprawdopodobnić, a pracodawca udowodnić, że do niego nie doszło³. Ta sama ustawa zmienia przepisy o mobbingu, które opisujemy w artykule o nowych przepisach o mobbingu.

Lista kontrolna dla działu HR

Z przepisów wynika kilka praktycznych kroków:

• Ogłoszenia: każde z kwotą lub przedziałem, z informacją o regulaminie wynagradzania, jeśli obowiązuje, i z neutralną nazwą stanowiska.
• Rekrutacja bez ogłoszenia (polecenia, headhunting): informacja o wynagrodzeniu na piśmie lub mailem przed pierwszą rozmową.
• Formularze i systemy ATS: usunąć pola „obecne wynagrodzenie” i „ostatnie wynagrodzenie”.
• Agencje i rekruterzy zewnętrzni: przekazać im te same zasady, bo działają w imieniu pracodawcy.
• Uzasadnienie oferty: zapisać, z jakich kryteriów wynika miejsce w przedziale.
• Osoby rekrutujące: przećwiczyć, jak zareagować, gdy kandydat sam poda swoją pensję albo opowie o sprawach prywatnych.

Ćwiczenie rozmowy z kandydatem, który mówi za dużo

W szkoleniu Rekrutacja z jawnością wynagrodzeń osoba rekrutująca prowadzi rozmowę z kandydatem symulowanym przez AI, który sam poda swoją pensję, wspomni o dziecku albo o zdrowiu. Coach ocenia każde pytanie, wskazuje przepis i proponuje zgodną wersję. Na koniec trzeba uzasadnić ofertę kryteriami stanowiska, a nie dawną pensją.

To nieoficjalne szkolenie uświadamiające online. Kodeks pracy nie nakłada obowiązku takiego szkolenia, a zaświadczenie potwierdza ukończenie kursu, nie spełnienie obowiązku prawnego.

Zobacz szkolenie

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca musi podać widełki w ogłoszeniu?

Nie musi akurat w ogłoszeniu. Może podać kwotę lub przedział w ogłoszeniu, a jeśli tego nie zrobi, przed rozmową kwalifikacyjną, najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy. Zawsze na piśmie lub elektronicznie.

Czy można zapytać kandydata o obecne zarobki?

Nie. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może żądać informacji o wynagrodzeniu w obecnym ani poprzednich stosunkach pracy. Może zapytać o oczekiwania finansowe.

Czy przepisy dotyczą rekrutacji na umowę zlecenie lub B2B?

Art. 18³ᶜᵃ dotyczy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, czyli o nawiązanie stosunku pracy. Przy umowach cywilnoprawnych Kodeks pracy tego obowiązku nie nakłada.

Czy szkolenie z jawności wynagrodzeń jest obowiązkowe?

Nie. Kodeks pracy nie wymaga szkolenia osób rekrutujących. Pracodawca odpowiada jednak za to, by rekrutacja przebiegała zgodnie z przepisami, także gdy prowadzą ją menedżerowie lub agencja.