Risposta a un'email di rifiuto, come chiedere un feedback utile

Rispondi entro uno o due giorni con poche righe: ringrazia per l'opportunità, prendi atto della decisione senza discuterla, chiedi un feedback con una domanda precisa ("su quale aspetto il profilo scelto era più forte del mio?") e dichiara il tuo interesse per posizioni future. Un'email così lascia un buon ricordo e a volte porta un secondo contatto.

Non tutte le aziende rispondono alla richiesta di feedback, e va messo in conto. Ma chi risponde ti dà spesso informazioni che nessun corso di preparazione può darti.

Vale la pena rispondere a un'email di rifiuto?

Sì, soprattutto se hai fatto almeno un colloquio. Pochi candidati lo fanno, e chi lo fa con misura si distingue. I motivi concreti sono tre:

• Resti nella memoria del selezionatore. Il candidato scelto può rinunciare, non superare il periodo di prova, oppure può aprirsi una posizione simile tra qualche mese. In quel momento l'HR riapre la lista e ricorda chi ha risposto con eleganza.
• Ottieni un'informazione rara. Sapere se ti è mancata un'esperienza specifica, una competenza tecnica o se hai comunicato male un punto ti aiuta a preparare il colloquio successivo.
• Chiudi bene il rapporto. Il mercato del lavoro italiano, in molti settori, è più piccolo di quanto sembri.

Se invece il rifiuto arriva dopo il solo invio del CV, con un messaggio automatico, la risposta è facoltativa: difficilmente qualcuno leggerà la tua email.

Quando e a chi scrivere?

Entro 24-48 ore dal rifiuto. Più tardi, la selezione è chiusa e chi l'ha seguita è già passato ad altro.

Rispondi alla persona che ti ha scritto, nello stesso filo di messaggi. Se il rifiuto è arrivato da un indirizzo generico ma hai fatto il colloquio con un referente preciso, scrivi a lui o a lei. Se hai lavorato con una società di selezione, chiedi il feedback al consulente: di solito è più disponibile a darlo e conosce bene le motivazioni del cliente.

Come formulare la richiesta di feedback?

Una richiesta vaga ("avete qualche consiglio?") ottiene in genere una risposta vaga o nessuna risposta. Una domanda precisa rende facile rispondere in due righe. Alcuni esempi:

• "Su quale aspetto il profilo scelto è risultato più adatto del mio?"
• "C'è una competenza che ritenete mi manchi per ruoli di questo tipo?"
• "Durante il colloquio tecnico, c'è stata una risposta che vi ha lasciato dubbi?"
• "Il mio livello di esperienza era in linea con quello che cercavate?"

Scegline una, al massimo due. E rendi chiaro che va bene anche una risposta breve, magari per telefono.

Modelli di risposta a un'email di rifiuto

Cosa fare con il feedback che ricevi?

Se arriva, ringrazia con una riga, senza ribattere. Anche se il giudizio ti sembra ingiusto, non è il momento di spiegarti.

Poi lavoraci sopra. Il feedback più comune riguarda la preparazione delle risposte: esempi poco concreti, aspettative economiche dette male, una risposta debole a parlami di te. Annota cosa ti hanno detto e allenati prima del colloquio successivo, anche con un simulatore di colloquio.

Se il feedback non arriva, non sollecitare più di una volta. Il silenzio, in questo caso, di solito significa che l'azienda ha una politica interna di non commentare le selezioni. Se invece senti che il colloquio stesso è andato storto, la guida su cosa fare dopo un colloquio andato male ti aiuta a rimettere ordine.

Gli errori più comuni

• Rispondere a caldo. Se il rifiuto ti brucia, aspetta qualche ora prima di scrivere.
• Fare domande troppo larghe. "Cosa ho sbagliato?" mette in difficoltà chi legge.
• Chiedere una seconda possibilità. La selezione è chiusa; meglio dichiararsi disponibile per il futuro.
• Insistere. Una richiesta, al massimo un sollecito gentile dopo una settimana.
• Dimenticare di ringraziare. Anche quando la risposta è no, qualcuno ha letto il tuo CV e ti ha ascoltato.

Se invece nessuno ti ha ancora comunicato l'esito, il messaggio giusto è un altro: vedi il sollecito dopo il colloquio.

Domande frequenti

È obbligatorio rispondere a un'email di rifiuto?

No. Ma se hai fatto uno o più colloqui, una risposta breve e cortese è un piccolo investimento che può tornare utile.

Perché le aziende non danno feedback?

Per mancanza di tempo, per prudenza (temono contestazioni) o per politiche interne. Non prenderla come un giudizio personale.

Dopo quanto posso ricandidarmi nella stessa azienda?

Non c'è una regola. Per lo stesso ruolo, di solito si aspettano alcuni mesi o un cambiamento concreto nel tuo profilo. Per un ruolo diverso puoi candidarti subito.

Posso chiedere il feedback per telefono?

Sì, se hai avuto un rapporto diretto con il selezionatore. Proponilo per email ("se preferisce, anche una breve telefonata") invece di chiamare senza preavviso.