Klauzula RODO w CV, czy jest jeszcze potrzebna?

Prawo nie wymaga klauzuli RODO w CV. Dane z Kodeksu pracy (imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje, przebieg zatrudnienia) pracodawca przetwarza bez zgody, a na dodatkowe dane, na przykład zdjęcie czy zainteresowania, zgadzasz się, wysyłając CV. Osobna zgoda jest potrzebna, gdy firma ma zachować CV na przyszłe rekrutacje, i przy danych o zdrowiu. Wiele ogłoszeń wciąż prosi o klauzulę, więc warto ją dodać w aktualnej, dwuczęściowej wersji, a gdy ogłoszenie podaje własną treść, wkleić dokładnie ją.

Klauzula RODO na dole CV to w Polsce niemal tradycja. Kandydaci dopisują ją od lat, często w wersji sprzed 2018 roku, która powołuje się na nieobowiązującą już ustawę. Ten artykuł wyjaśnia, jak jest dziś i jaką treść wpisać.

Co mówi Kodeks pracy?

Od 2019 roku art. 22¹ Kodeksu pracy wymienia dane, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy. To:

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Te dane pracodawca przetwarza na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), więc twoja zgoda nie jest do nich potrzebna. To stanowisko potwierdza też Urząd Ochrony Danych Osobowych w poradniku o ochronie danych w zatrudnieniu.

Art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy dodaje jeszcze jedną rzecz: brak zgody nie może być powodem odmowy zatrudnienia ani innych negatywnych skutków dla kandydata.

Kiedy klauzula RODO jest potrzebna?

Z punktu widzenia prawa klauzula zgody na obecną rekrutację nie jest potrzebna. W praktyce CV prawie zawsze zawiera więcej niż minimum z Kodeksu pracy, na przykład:

• zdjęcia;
• zainteresowań i hobby;
• linków do profili w mediach społecznościowych;
• informacji o sytuacji rodzinnej, jeśli je podajesz (choć lepiej tego nie robić).

Na takie dane też zgadzasz się sam, wysyłając CV. UODO pisze, że zgoda kandydata "przejawia się przez działanie, polegające np. na przesłaniu pracodawcy życiorysu", a klauzulę zgody w CV na potrzeby obecnej rekrutacji uznaje za niewłaściwą. Mimo to wiele ogłoszeń wciąż o nią prosi, a część rekruterów sprawdza ją w pierwszej kolejności. Dlatego warto ją dodać jako rynkowy zwyczaj, w aktualnej wersji.

Są dwie sytuacje, w których osobna zgoda naprawdę jest potrzebna:

• przyszłe rekrutacje. Jeśli chcesz, żeby firma zachowała twoje CV i odezwała się przy kolejnym procesie, potrzebna jest osobna, wyraźna zgoda. Przenoszenie CV do bazy na przyszłość bez takiej zgody narusza RODO;
• dane o zdrowiu, na przykład orzeczenie o niepełnosprawności, które sam podajesz w CV. To dane szczególnej kategorii, więc pracodawca może je przetwarzać tylko na podstawie twojej wyraźnej, osobnej zgody (art. 22¹b Kodeksu pracy, art. 9 RODO).

Wzory klauzuli RODO do CV

Zgoda na obecną rekrutację

Zgoda na przyszłe rekrutacje

Wersja łączona

Jeśli chcesz zmieścić obie zgody w jednym miejscu, zapisz je jako dwa osobne zdania, a nie jedno. Zgody nie powinny być ze sobą powiązane.

Zgoda na dane o zdrowiu

Jeśli w CV podajesz informacje o zdrowiu, na przykład o orzeczeniu o niepełnosprawności, dopisz pod klauzulą osobne zdanie. Nie łącz go z pozostałymi zgodami.

Gdzie umieścić klauzulę w CV?

Klauzulę umieszcza się na dole ostatniej strony CV, małą czcionką (8-9 pkt), pod wszystkimi sekcjami. Nie powinna zabierać miejsca ważniejszej treści.

Kilka praktycznych zasad:

• jedna klauzula na końcu dokumentu, nie na każdej stronie;
• nazwa firmy wpisana poprawnie, z formą prawną, jeśli ją znasz;
• ta sama czcionka co reszta CV, tylko mniejsza;
• nie ukrywaj jej w stopce dokumentu, która może zniknąć przy eksporcie do PDF.

Co jeśli ogłoszenie podaje własną klauzulę?

Wiele firm i agencji podaje w ogłoszeniu własną treść zgody albo zbiera zgody w formularzu aplikacyjnym. Wtedy:

• jeśli ogłoszenie prosi o konkretną klauzulę, wklej dokładnie tę treść, bez zmian;
• jeśli aplikujesz przez formularz z polami do zaznaczenia, klauzula w CV nie jest konieczna, ale też nie zaszkodzi;
• jeśli firma podaje swoją klauzulę informacyjną, czyli opis, jak przetwarza dane, to nie jest zgoda, którą musisz kopiować do CV. To informacja dla ciebie.

Jakie dane w CV są zbędne?

Skoro Kodeks pracy jasno określa, czego pracodawca może żądać, warto zastanowić się, co w ogóle umieszczać w CV. W polskich CV wciąż często pojawiają się informacje, których nikt nie potrzebuje:

• PESEL i numer dowodu osobistego: nigdy w CV, pracodawca poprosi o nie przy zatrudnieniu;
• pełny adres zamieszkania: wystarczy miasto;
• stan cywilny i liczba dzieci: nie mają związku z pracą i mogą prowadzić do dyskryminacji;
• imiona rodziców: relikt dawnych życiorysów;
• zdjęcie: w Polsce wciąż popularne i akceptowane, ale nieobowiązkowe.

Mniej danych w CV oznacza mniej problemów z RODO i więcej miejsca na to, co naprawdę ważne. Jak ułożyć resztę dokumentu, wyjaśniamy w poradniku jak napisać CV.

Twoje prawa jako kandydata

Jako kandydat masz prawo:

• wiedzieć, kto przetwarza twoje dane i w jakim celu (pracodawca powinien przekazać ci klauzulę informacyjną);
• wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez podawania powodu;
• poprosić o usunięcie swojego CV po zakończeniu rekrutacji, jeśli zgoda była podstawą przetwarzania;
• złożyć skargę do Prezesa UODO, jeśli uważasz, że twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Jeśli po rekrutacji, w której nie zostałeś wybrany, chcesz, żeby firma zachowała twoje CV, możesz to napisać w odpowiedzi na mail z odmową. Wzory takich wiadomości znajdziesz w artykule o braku odpowiedzi po rozmowie.

Zanim wyślesz CV, możesz sprawdzić, jak odczyta je system ATS, w analizie CV Epimoni.

Najczęściej zadawane pytania

Czy CV bez klauzuli RODO zostanie odrzucone?

Nie powinno. Prawo nie wymaga klauzuli, a brak zgody nie może być powodem odmowy zatrudnienia (art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy). W praktyce część rekruterów wciąż sprawdza klauzulę, dlatego warto dodać aktualną wersję, a gdy ogłoszenie podaje własną treść, wkleić dokładnie ją.

Czy klauzula w języku angielskim jest w porządku?

Jeśli aplikujesz do międzynarodowej firmy z CV po angielsku, tak. Treść powinna być taka sama: zgoda na przetwarzanie danych dla obecnej i, osobno, dla przyszłych rekrutacji.

Czy klauzula jest potrzebna przy umowie B2B?

Przepisy art. 22¹ dotyczą kandydatów do pracy na podstawie Kodeksu pracy. Przy współpracy B2B firma przetwarza dane z twojego CV zwykle na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli w celu działań przed zawarciem umowy, które podejmuje na twoje żądanie. Zgoda na obecny proces nie jest więc potrzebna także tutaj. Klauzula przyda się tak samo jak przy etacie: gdy ogłoszenie o nią prosi albo gdy firma ma zachować CV na przyszłe projekty.

Jak długo firma może przechowywać moje CV?

Po zakończeniu rekrutacji dane powinny zostać usunięte, chyba że zgodziłeś się na przyszłe rekrutacje. Wtedy przez okres wskazany w zgodzie, najczęściej 12 miesięcy, albo do jej wycofania.