Jak napisać list motywacyjny, który ktoś przeczyta

Dobry list motywacyjny ma najwyżej jedną stronę i cztery krótkie akapity: dlaczego piszesz właśnie do tej firmy, co konkretnie wnosisz na to stanowisko (dwa, trzy przykłady z wynikami), dlaczego ta oferta pasuje do twoich planów i krótkie zakończenie z propozycją rozmowy. Każdy list pisz pod konkretne ogłoszenie. Ogólny list wysyłany do wszystkich zwykle nie jest czytany.

W Polsce list motywacyjny nie jest już wymagany przy każdej aplikacji, ale wciąż pojawia się w ogłoszeniach, zwłaszcza w administracji publicznej, w firmach międzynarodowych, przy stażach i na stanowiskach, gdzie liczy się komunikacja. Tam, gdzie jest wymagany, często decyduje o tym, czy rekruter otworzy CV.

Czy list motywacyjny jest jeszcze potrzebny?

Zależy od ogłoszenia. Najprostsza zasada:

• ogłoszenie wymaga listu: napisz go, bo bez niego aplikacja może zostać odrzucona;
• list jest opcjonalny: napisz go, jeśli zmieniasz branżę, masz przerwę w CV albo aplikujesz na stanowisko, które bardzo cię interesuje;
• ogłoszenie go nie wspomina: wystarczy krótka wiadomość w mailu albo w formularzu.

Przy aplikacji bez ogłoszenia rolę listu pełni treść maila. Wzór znajdziesz w artykule o aplikacji bez ogłoszenia.

Jaka jest struktura listu motywacyjnego?

Metoda Epimoni na list motywacyjny to cztery akapity: "dlaczego wy, co wnoszę, dlaczego teraz, zaproszenie do rozmowy".

Nagłówek i zwrot grzecznościowy

W lewym górnym rogu twoje dane kontaktowe, po prawej miejscowość i data, potem dane firmy. Zwrot grzecznościowy: "Szanowna Pani", "Szanowny Panie", jeśli znasz osobę, albo "Szanowni Państwo", jeśli nie znasz. Unikaj "Szanowni Państwo HR".

Akapit 1. Dlaczego ta firma

Jedno, dwa zdania: na jakie stanowisko aplikujesz i co konkretnie przyciąga cię do tej firmy. Nie zaczynaj od "Zwracam się z prośbą o rozpatrzenie mojej kandydatury", bo tak zaczyna większość listów.

Akapit 2. Co wnosisz

To najważniejsza część. Wybierz dwa, trzy wymagania z ogłoszenia i do każdego podaj konkretny przykład ze swojej pracy, najlepiej z liczbą.

Akapit 3. Dlaczego ta oferta pasuje do twoich planów

Jedno, dwa zdania o tym, dlaczego to stanowisko jest dla ciebie logicznym kolejnym krokiem.

Akapit 4. Zakończenie

Podziękowanie i propozycja rozmowy. Zwrot końcowy: "Z poważaniem" i podpis.

Jak napisać pierwsze zdanie?

Pierwsze zdanie decyduje, czy rekruter przeczyta resztę. Porównaj:

Druga wersja od razu mówi, kim jesteś, co wiesz o firmie i co możesz zrobić.

Jak pokazać dopasowanie do oferty?

W drugim akapicie połącz wymagania z ogłoszenia ze swoimi doświadczeniami. Sprawdza się prosty schemat: wymaganie, przykład, efekt.

Więcej pełnych przykładów dla różnych stanowisk znajdziesz w artykule list motywacyjny, przykłady.

List motywacyjny w administracji publicznej

W naborach do służby cywilnej i samorządów list motywacyjny jest zwykle obowiązkowy, a ogłoszenie dokładnie określa wymagane dokumenty, termin i sposób ich złożenia. Często trzeba też dołączyć oświadczenia, na przykład o niekaralności czy o korzystaniu z pełni praw publicznych, oraz podpisać dokumenty odręcznie. W takim liście jeszcze ważniejsze jest odniesienie do wymagań niezbędnych i dodatkowych wymienionych w ogłoszeniu, punkt po punkcie. Komisja ocenia kandydatów według tych kryteriów, więc ułatw jej pracę i nazwij je wprost w drugim akapicie.

Jak sformatować list?

• Długość: najwyżej jedna strona A4, zwykle 250-400 słów.
• Czcionka: ta sama co w CV, rozmiar 11-12 pkt.
• Format pliku: PDF z nazwą "Imię_Nazwisko_list_motywacyjny.pdf".
• Podpis: imię i nazwisko, przy wersji papierowej także odręczny podpis.
• Klauzula RODO: jeśli ogłoszenie wymaga klauzuli w dokumentach aplikacyjnych, dodaj ją także pod listem. Wzory znajdziesz w artykule o klauzuli RODO w CV.

Czego unikać?

Inne błędy:

• ogólny list wysyłany do wielu firm bez zmian;
• błędna nazwa firmy albo stanowiska, często po kopiowaniu poprzedniego listu;
• przymiotniki bez dowodów: "jestem sumienny, ambitny, komunikatywny";
• list dłuższy niż strona;
• skupienie na sobie: "ta praca da mi możliwość rozwoju" zamiast "mogę wnieść".

List motywacyjny dopasowany do konkretnego ogłoszenia możesz wygenerować w generatorze listów motywacyjnych Epimoni, a potem dopracować po polsku według wskazówek z tego artykułu.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długi powinien być list motywacyjny?

Najwyżej jedna strona A4, zwykle od 250 do 400 słów. Rekruter poświęca na list kilkadziesiąt sekund, więc krótszy, konkretny list ma większą szansę, że zostanie przeczytany w całości.

Czy list motywacyjny musi być podpisany?

W wersji elektronicznej wystarczy imię i nazwisko na końcu. W wersji papierowej, na przykład w administracji publicznej, dodaj odręczny podpis.

Czy można wysłać list w treści maila?

Tak, jeśli ogłoszenie nie wymaga osobnego pliku. Wtedy treść maila pełni rolę listu i powinna być krótsza. Jeśli ogłoszenie prosi o list w załączniku, dołącz go jako PDF.

Czy pisać list motywacyjny po angielsku?

Tylko jeśli ogłoszenie jest po angielsku albo firma o to prosi. W polskim ogłoszeniu wyślij list po polsku, nawet jeśli firma jest międzynarodowa.