Świadectwo pracy, kiedy je dostaniesz i co w nim sprawdzić

Pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym kończy się umowa o pracę, a jeśli to niemożliwe, przesyła je w ciągu 7 dni. Nie może uzależniać go od rozliczenia się pracownika. Jeśli w świadectwie jest błąd, masz 14 dni od jego otrzymania na wniosek o sprostowanie, a po odmowie kolejne 14 dni na sprawę w sądzie pracy.

Świadectwo pracy to dokument, który potwierdza twój staż. Przyda się nowemu pracodawcy do ustalenia wymiaru urlopu, urzędowi pracy przy zasiłku i ZUS-owi przy emeryturze. Dlatego warto sprawdzić je od razu, a nie po kilku latach. Ten poradnik opisuje zasady z art. 97 Kodeksu pracy. W sprawach spornych pomoc uzyskasz w Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy dostajesz przy każdym zakończeniu umowy o pracę, niezależnie od tego, kto ją rozwiązał i w jakim trybie. Termin wygląda tak:

• w dniu ustania stosunku pracy pracodawca wydaje świadectwo tobie albo osobie, którą upoważniłeś;
• w ciągu 7 dni przesyła je pocztą albo w postaci elektronicznej, jeśli osobiste wydanie nie jest możliwe;
• nie wydaje go wcale, jeśli w ciągu 7 dni od końca poprzedniej umowy zawierasz z tym samym pracodawcą kolejną umowę. Możesz jednak w każdej chwili poprosić o świadectwo za zakończony okres.

Pracodawca nie może wstrzymać świadectwa, dopóki nie oddasz laptopa, karty czy kluczy. Rozliczenie sprzętu to odrębna sprawa. Wydanie świadectwa nie może od niego zależeć.

Co zawiera świadectwo pracy?

Świadectwo to dokument informacyjny, a nie ocena twojej pracy. Zawiera między innymi:

• okres lub okresy zatrudnienia i wymiar czasu pracy;
• zajmowane stanowiska albo rodzaj wykonywanej pracy;
• tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy;
• okres wypowiedzenia, za który przysługiwało odszkodowanie, jeśli tak było;
• wykorzystany urlop wypoczynkowy i urlop bezpłatny w roku zakończenia umowy;
• wykorzystane urlopy związane z rodzicielstwem i dni opieki nad dzieckiem;
• okresy niezdolności do pracy, za które dostałeś wynagrodzenie chorobowe;
• zajęcie wynagrodzenia przez komornika, jeśli dotyczyło.

Na twoje żądanie pracodawca dopisuje też wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje (art. 97 § 3). To przydatne, gdy nowy pracodawca chce potwierdzenia płacy albo gdy zdobyłeś w firmie uprawnienia.

Świadectwo nie zawiera opinii o twojej pracy ani o przyczynach odejścia. Opinię możesz uzyskać osobno, w formie referencji, ale pracodawca nie musi jej wystawić.

Jak sprawdzić świadectwo pracy po odbiorze?

Metoda Epimoni na to pytanie to "trzy minuty kontroli w dniu odbioru". Porównaj świadectwo z umową i ostatnimi paskami płacowymi:

1. Daty zatrudnienia: początek i koniec, w tym ewentualne przerwy.
2. Tryb rozwiązania umowy: na przykład "art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy" przy porozumieniu stron albo "art. 30 § 1 pkt 2" przy wypowiedzeniu. Ma to wpływ na zasiłek dla bezrobotnych.
3. Strona, która wypowiedziała umowę: przy wypowiedzeniu świadectwo wskazuje, czy złożył je pracownik, czy pracodawca.
4. Urlop: liczba dni wykorzystanych w ostatnim roku. Błąd przeniesie się na urlop u nowego pracodawcy.

Jak poprosić o sprostowanie świadectwa pracy?

Jeśli w świadectwie jest błąd, masz 14 dni od jego otrzymania na pisemny wniosek do pracodawcy (wcześniej wniosek składało się w 7 dni, ale od 7 września 2019 roku termin wynosi 14 dni). Pracodawca ma 7 dni na odpowiedź: wydaje nowe świadectwo albo zawiadamia cię o odmowie.

Jeśli odmówi albo nie odpowie, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie możesz złożyć do sądu pracy żądanie sprostowania. Sprawa przed sądem pracy jest dla pracownika co do zasady wolna od opłat sądowych.

Wniosek złóż osobiście (z potwierdzeniem odbioru na kopii) albo listem poleconym. Zachowaj dowód złożenia.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa pracy?

Najpierw wyślij pisemne wezwanie z prośbą o wydanie świadectwa w konkretnym terminie, na przykład 7 dni. Jeśli to nie pomoże, masz dwie drogi:

• skarga do PIP: inspektor może przeprowadzić kontrolę, a niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł;
• sprawa w sądzie pracy: możesz żądać zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa, a gdy pracodawca już nie istnieje, ustalenia jego treści przez sąd.

Jeśli przez brak świadectwa albo jego błędną treść nie możesz podjąć nowej pracy, przysługuje ci odszkodowanie (art. 99 Kodeksu pracy) w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy niż 6 tygodni.

Świadectwo pracy dokumentuje doświadczenie, ale nowego pracodawcy przekona dopiero dobre CV. Sprawdź swoje w analizie CV Epimoni, zanim zaczniesz wysyłać aplikacje.

Najczęściej zadawane pytania

Czy świadectwo pracy może być w formie elektronicznej?

Tak. Pracodawca może wydać świadectwo w postaci papierowej albo elektronicznej, zależnie od tego, jak prowadzi dokumentację pracowniczą. Elektroniczne świadectwo ma taką samą moc jak papierowe.

Czy nowy pracodawca może żądać świadectwa pracy?

Tak, w zakresie potrzebnym do ustalenia uprawnień pracowniczych, na przykład wymiaru urlopu. Wystarczy przedstawić świadectwo do wglądu. Nie musisz przekazywać oryginału.

Co jeśli zgubię świadectwo pracy?

Poproś byłego pracodawcę o odpis, bo kopię świadectwa przechowuje w dokumentacji pracowniczej. Jeśli firma już nie istnieje, sprawdź, kto przechowuje jej archiwum, albo zapytaj w ZUS.

Czy w świadectwie pracy jest informacja o zwolnieniu dyscyplinarnym?

Tak. Świadectwo zawiera podstawę prawną rozwiązania umowy. Przy zwolnieniu dyscyplinarnym będzie to art. 52 Kodeksu pracy, czyli rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika.