Rozwiązywanie problemów, jak pokazać swój sposób myślenia

Opisz swój sposób działania w kilku krokach, na przykład: zrozumieć problem, znaleźć przyczynę, sprawdzić kilka rozwiązań, wdrożyć jedno i sprawdzić efekt. Potem pokaż go na jednym konkretnym przykładzie z pracy, z wynikiem. Rekruter chce zobaczyć, że masz metodę, a nie że zawsze wiesz, co robić.

"Jak rozwiązuje Pan/Pani problemy?" albo "Proszę opowiedzieć o złożonym problemie, który Pan rozwiązał" pada na rozmowach do wielu zawodów: od IT i inżynierii po obsługę klienta i logistykę. Czasem rekruter zamiast pytać o przeszłość, daje zadanie do rozwiązania na miejscu.

Kandydat analizuje problem krok po kroku i szuka rozwiązania

Co sprawdza rekruter?

Pytanie o rozwiązywanie problemów dotyczy kilku kompetencji:

analizy: czy szukasz przyczyny, a nie tylko gasisz objawy;
samodzielności: czy próbujesz sam, zanim poprosisz o pomoc;
współpracy: czy wiesz, kogo zapytać, gdy brakuje ci wiedzy;
decyzyjności: czy umiesz wybrać rozwiązanie przy niepełnych informacjach;
wyciągania wniosków: czy dbasz, żeby problem się nie powtórzył.

Jak opisać swój sposób działania?

Metoda Epimoni na to pytanie to pięć kroków, które łatwo zapamiętać i pokazać na przykładzie: zrozumieć, znaleźć przyczynę, porównać rozwiązania, wdrożyć, sprawdzić.

1. Zrozumieć problem. Co dokładnie nie działa, od kiedy, kogo dotyczy.

2. Znaleźć przyczynę. Dane, rozmowy, testy. Często pierwsza hipoteza jest błędna.

3. Porównać rozwiązania. Dwa, trzy warianty, ich koszt i ryzyko.

4. Wdrożyć. Wybrać jedno rozwiązanie, uzgodnić je z kim trzeba i wprowadzić.

5. Sprawdzić. Czy problem zniknął i co zrobić, żeby nie wrócił.

flowchart LR
    A["Zrozumieć"] --> B["Znaleźć przyczynę"] --> C["Porównać rozwiązania"] --> D["Wdrożyć"] --> E["Sprawdzić"]
    E -. "problem wraca" .-> B

Wskazówka

Nie musisz opowiadać wszystkich pięciu kroków w każdej odpowiedzi. Najważniejsze są przyczyna i sprawdzenie efektu, bo to one odróżniają metodę od szczęśliwego trafu.

Przykłady odpowiedzi

Przykład 1: specjalista ds. logistyki

"Klienci z jednego regionu zgłaszali, że paczki docierają uszkodzone. Pierwsza myśl była taka, że winny jest przewoźnik, ale kiedy przejrzałem zgłoszenia z dwóch miesięcy, okazało się, że problem dotyczy tylko jednego rodzaju kartonu, który zmieniliśmy kilka tygodni wcześniej. Porównałem dwa rozwiązania: powrót do starego dostawcy albo dodatkowe zabezpieczenie. Wybraliśmy powrót, bo był tańszy. Reklamacje z tego powodu praktycznie zniknęły w ciągu miesiąca."

Przykład 2: programistka

"Aplikacja klienta zwalniała co kilka dni i pomagał tylko restart. Zamiast restartować dalej, dodałam szczegółowe logowanie zużycia pamięci i po tygodniu zobaczyłam, że rośnie ona przy każdym generowaniu raportu PDF. Okazało się, że biblioteka nie zwalniała zasobów. Naprawiłam to, dodałam test, który sprawdza zużycie pamięci, i od pół roku nie było restartu."

Przykład 3: kierownik sklepu

"W moim sklepie były duże różnice inwentaryzacyjne w jednej kategorii. Zamiast od razu podejrzewać kradzieże, sprawdziłem, jak towar jest przyjmowany. Okazało się, że jeden dostawca dostarcza opakowania zbiorcze z inną liczbą sztuk, niż jest w systemie. Poprawiliśmy kartotekę i wprowadziłem kontrolę ilości przy przyjęciu. Różnice spadły do normalnego poziomu."

Co zrobić, gdy dostaniesz zadanie na rozmowie?

Niektórzy rekruterzy zamiast pytać o przeszłość dają krótkie zadanie: "Sprzedaż w jednym regionie spadła o jedną czwartą. Co Pan zrobi?" albo "Klient twierdzi, że system nie działa, ale u nas wszystko jest w porządku. Jakie są pierwsze kroki?".

W takiej sytuacji:

myśl na głos, bo rekruter ocenia tok rozumowania, a nie wynik;
zadawaj pytania doprecyzowujące: od kiedy, kogo dotyczy, co się zmieniło;
podaj kilka hipotez, zamiast od razu jednego rozwiązania;
powiedz, jak sprawdzisz każdą z nich.

Przykład: zadanie o spadku sprzedaży

"Najpierw zapytałbym, od kiedy trwa spadek i czy dotyczy wszystkich produktów, czy tylko niektórych. Jeśli tylko jednego produktu, sprawdziłbym ceny konkurencji i dostępność towaru. Jeśli wszystkich, porozmawiałbym z przedstawicielem w regionie, czy nie odszedł duży klient albo czy nie zmienił się ktoś w zespole. Dopiero z tymi informacjami wybrałbym działanie."

Jak wybrać przykład do swojego zawodu?

Najlepszy przykład to problem, który przypomina wyzwania z nowego stanowiska. W księgowości może to być niezgodność sald, którą trzeba wyjaśnić przed zamknięciem miesiąca. W obsłudze klienta powtarzające się reklamacje z jednego powodu. W produkcji spadek wydajności linii. W HR wysoka rotacja w jednym dziale. Przeczytaj ogłoszenie i zastanów się, z jakimi problemami zmierzy się osoba na tym stanowisku w pierwszym roku. Jeśli masz historię z podobnym problemem, to twój najmocniejszy argument.

Słaba i dobra odpowiedź

Słaba odpowiedź

"Jestem osobą, która nie poddaje się w obliczu problemów. Zawsze znajduję rozwiązanie, bo jestem kreatywny i analityczny."

Deklaracja bez metody i bez przykładu. Rekruter nie wie, jak naprawdę pracujesz.

Dobra odpowiedź

"Zaczynam od danych, a nie od rozwiązania. Kiedy w zeszłym roku czas obsługi zgłoszeń w naszym dziale wydłużył się prawie dwukrotnie, sprawdziłem, które typy zgłoszeń trwają najdłużej. Okazało się, że jedna trzecia to pytania o hasła, które można rozwiązać automatycznie. Wdrożyliśmy samodzielny reset hasła i czas obsługi wrócił do normy w ciągu dwóch miesięcy."

Czego unikać?

Czego unikać

Nie opowiadaj historii, w której rozwiązałeś problem przypadkiem albo ktoś zrobił to za ciebie. Rekruter dopyta o szczegóły, a brak twojego działania wyjdzie od razu.

Inne błędy:

brak przyczyny: "naprawiłem i działa", bez wyjaśnienia, co było nie tak;
brak sprawdzenia efektu;
zbyt techniczna odpowiedź, której rekruter z HR nie zrozumie;
przykład zbyt prosty, na przykład zacięta drukarka.

Pytanie o problemy jest bliskie pytaniu o największą porażkę i o stres. Przygotuj historię, która pokaże metodę, a odpowiedź przećwicz w treningu pytań rekrutacyjnych Epimoni.

Najczęściej zadawane pytania

Co jeśli nie znam odpowiedzi na zadanie z rozmowy?

Powiedz to i pokaż, jak byś jej szukał. "Nie wiem, ale sprawdziłbym najpierw…" to dobra odpowiedź. Rekruter ocenia sposób myślenia, nie wiedzę encyklopedyczną.

Czy mogę podać przykład, w którym poprosiłem o pomoc?

Tak. Umiejętność zapytania właściwej osoby to część rozwiązywania problemów. Pokaż jednak, co zrobiłeś sam, zanim poprosiłeś o pomoc.

Jak długa powinna być odpowiedź?

Około dwóch minut na przykład z przeszłości. Przy zadaniu na rozmowie możesz mówić dłużej, bo myślisz na głos, ale porządkuj odpowiedź w kroki.

Czy przykład musi być techniczny?

Nie. Problem organizacyjny, z klientem albo z procesem jest równie dobry. Ważne, żeby było widać przyczynę, twoje działanie i efekt.

Przećwicz to w praktyce

Wykorzystaj wskazówki z tego artykułu w darmowym narzędziu Epimoni: Uruchom symulator rozmowy kwalifikacyjnej