Jak odmówić oferty pracy, wzór maila do skopiowania
Odpowiedz jak najszybciej po podjęciu decyzji, najlepiej w ciągu dwóch, trzech dni. Podziękuj za ofertę i czas poświęcony na rekrutację, jasno napisz, że nie przyjmujesz propozycji, podaj krótki powód, jeśli chcesz, i zostaw otwarte drzwi na przyszłość. Bez długich tłumaczeń i bez krytyki firmy.
Odmowa oferty pracy to sytuacja, w której wiele osób odkłada odpowiedź albo w ogóle jej nie wysyła. To błąd. Rynek pracy w twojej branży jest mniejszy, niż się wydaje, a rekruter, któremu dziś odmawiasz, za dwa lata może mieć dla ciebie lepszą propozycję.
Wzór maila z odmową oferty pracy
Zmienne w nawiasach zastąp swoimi danymi. Formy męskie i żeńskie są zapisane obok siebie.
Temat: Odpowiedź na ofertę pracy, [stanowisko], [imię i nazwisko]
Szanowna Pani,
dziękuję za przedstawienie oferty pracy na stanowisku [stanowisko] w [nazwa firmy] oraz za czas poświęcony mi w trakcie procesu rekrutacji.
Po namyśle podjąłem/podjęłam decyzję, że nie przyjmę tej propozycji. [Opcjonalnie: Zdecydowałem/Zdecydowałam się na ofertę, która lepiej odpowiada moim obecnym planom zawodowym.]
Rozmowy z Państwem były dla mnie bardzo cenne i mam nadzieję, że nasze drogi zawodowe jeszcze się spotkają.
Z poważaniem [imię i nazwisko]
Temat: Oferta na stanowisko [stanowisko]
Dzień dobry Pani [imię],
bardzo dziękuję za ofertę i za całą rekrutację, która była dla mnie świetnym doświadczeniem.
Po zastanowieniu muszę jednak odmówić. [Krótki powód, np. Przyjąłem/Przyjęłam propozycję, która jest bliżej mojej specjalizacji.] Nie była to łatwa decyzja, bo zespół i projekty, o których rozmawialiśmy, bardzo mi się podobały.
Chętnie pozostanę w kontakcie na LinkedIn.
Pozdrawiam serdecznie [imię i nazwisko]
Dzień dobry Pani [imię], dziękuję za ofertę na stanowisko [stanowisko] i za cały proces rekrutacji. Po namyśle zdecydowałem/zdecydowałam się jednak na inną propozycję. Bardzo doceniam czas, który mi Pani poświęciła, i mam nadzieję, że jeszcze będziemy mieć okazję współpracować. Pozdrawiam, [imię]
Wskazówka
Jeśli ofertę dostałeś telefonicznie, najlepiej też telefonicznie odmów, a potem potwierdź to krótkim mailem. Rekruter doceni rozmowę, a mail zostawi ślad w dokumentacji.
Czy trzeba podawać powód odmowy?
Nie musisz. Krótka, ogólna informacja jest jednak uprzejma i pomaga rekruterowi. Najczęstsze powody i jak o nich napisać:
| Powód | Jak to ująć |
|---|---|
| Przyjąłeś inną ofertę | "Zdecydowałem się na propozycję, która lepiej odpowiada moim planom zawodowym." |
| Wynagrodzenie za niskie | "Warunki finansowe nie odpowiadają moim oczekiwaniom." |
| Forma umowy | "Zależy mi na umowie o pracę, a proponowana forma współpracy to B2B." |
| Dojazd lub tryb pracy | "Po przemyśleniu kwestii dojazdu i pracy w biurze pięć dni w tygodniu uznałem, że to nie będzie dobre rozwiązanie." |
| Zostajesz w obecnej firmie | "Otrzymałem propozycję zmian w obecnej firmie i postanowiłem zostać." |
Odmowa może otworzyć negocjacje
Jeśli odmawiasz z powodu wynagrodzenia albo formy umowy, firma może wrócić z lepszą propozycją. Jeśli tak naprawdę chcesz tę pracę, nie odmawiaj od razu, tylko najpierw spróbuj negocjować. Jak to zrobić, opisujemy w poradniku jak negocjować wynagrodzenie. Różnice między formami umowy wyjaśniamy w artykule B2B czy umowa o pracę.
Kiedy wysłać odmowę?
Jak najszybciej po podjęciu decyzji. Firma prawdopodobnie ma innych kandydatów, którzy czekają na odpowiedź, a każdy dzień zwłoki może sprawić, że stracą zainteresowanie.
- Jeśli oferta ma termin, odpowiedz przed nim, nawet jeśli odpowiedź brzmi "nie".
- Jeśli czekasz na inną ofertę, możesz poprosić o kilka dni na decyzję, ale nie trzymaj firmy tygodniami.
- Nie odpowiadaj w nocy ani w weekend, jeśli to możliwe. Mail wysłany w poniedziałek rano wygląda na przemyślany.
Odmowa po przyjęciu oferty
To najtrudniejsza sytuacja: przyjąłeś ofertę ustnie albo mailowo, a potem zmieniłeś zdanie. Zdarza się, na przykład gdy obecny pracodawca złoży kontrpropozycję albo pojawi się lepsza oferta.
Zasady są proste: zrób to jak najszybciej, osobiście lub telefonicznie, a potem mailem, przeproś i nie wymyślaj powodów.
Przykład: wycofanie się po akceptacji
Temat: Stanowisko kierownika magazynu, zmiana decyzji
Dzień dobry Panie Marku,
z przykrością muszę poinformować, że nie będę mógł rozpocząć pracy na stanowisku kierownika magazynu. Po przyjęciu oferty otrzymałem propozycję, która pozwala mi zostać w obecnym miejscu zamieszkania, co w mojej sytuacji rodzinnej okazało się decydujące.
Zdaję sobie sprawę, że to dla Państwa kłopot, i bardzo za to przepraszam. Dziękuję za zaufanie i cały proces rekrutacji.
Z poważaniem Tomasz Wójcik
Uwaga na podpisaną umowę
Jeśli umowa o pracę jest już podpisana, odstąpienie wymaga jej rozwiązania, zwykle za porozumieniem stron albo z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Zasady zależą od rodzaju umowy i jej zapisów. W razie wątpliwości sprawdź informacje na stronie Państwowej Inspekcji Pracy albo skonsultuj się z prawnikiem.
Co z rekruterem z agencji?
Jeśli ofertę przedstawiła agencja rekrutacyjna, odmowę wysyłasz do rekrutera z agencji, a nie bezpośrednio do firmy. Agencja pracuje na prowizji i to ona przekaże decyzję klientowi. Tu możesz być bardziej szczery co do powodu, na przykład podać wprost, że wynagrodzenie było poniżej twoich oczekiwań. Dobry rekruter z agencji wykorzysta tę informację przy kolejnych ofertach, które ci zaproponuje.
Czego unikać?
Czego unikać
Nie znikaj bez słowa. Brak odpowiedzi na ofertę pracy to najszybszy sposób, żeby zamknąć sobie drogę do firmy na lata. Rekruterzy pamiętają takie sytuacje i często zmieniają pracę, zabierając tę wiedzę ze sobą.
Inne błędy:
- krytyka firmy, procesu albo ludzi;
- zbyt długie tłumaczenie decyzji, z całą historią przemyśleń;
- niejasna odpowiedź typu "na razie się wstrzymam", która zostawia firmę w niepewności;
- odmowa SMS-em, jeśli wcześniej rozmawialiście mailowo albo telefonicznie.
Jak utrzymać dobrą relację na przyszłość?
Odmowa nie musi kończyć znajomości. Kilka prostych gestów sprawia, że firma będzie cię dobrze wspominać:
- zaproś rekrutera do kontaktów na LinkedIn z krótką wiadomością;
- jeśli znasz kogoś, kto pasuje do tego stanowiska, zaproponuj polecenie;
- po kilku miesiącach możesz wysłać krótką wiadomość z gratulacjami, gdy firma ogłosi sukces.
Jeśli wciąż czekasz na odpowiedź z innej firmy, a chcesz przyspieszyć decyzję, skorzystaj ze wzoru maila przy braku odpowiedzi po rozmowie. Wiadomości dopasowane do konkretnej sytuacji możesz też przygotować w generatorze listów Epimoni.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę odmówić oferty telefonicznie?
Tak, a często to najlepsze rozwiązanie, zwłaszcza po długim procesie. Po rozmowie wyślij krótki mail z potwierdzeniem.
Czy odmowa przekreśla szanse w tej firmie na przyszłość?
Nie, jeśli odmówisz szybko i uprzejmie. Wiele osób wraca do firm, którym kiedyś odmówiły, na lepsze stanowiska.
Co odpowiedzieć, jeśli firma zapyta, ile dostałem w innej ofercie?
Nie musisz podawać kwoty. Możesz napisać, że konkurencyjna oferta była wyższa, i zapytać, czy firma ma elastyczność. Jeśli chcesz negocjować, zrób to przed wysłaniem ostatecznej odmowy.
Czy muszę odpowiadać na ofertę, której nie chcę?
Nie masz takiego obowiązku prawnego, ale dobra praktyka wymaga odpowiedzi. Dwa zdania wystarczą.
Przećwicz to w praktyce
Wykorzystaj wskazówki z tego artykułu w darmowym narzędziu Epimoni: Wygeneruj list motywacyjny