Podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej, wzór maila do skopiowania

Wyślij krótkie podziękowanie w ciągu 24 godzin od rozmowy, do osoby, która ją prowadziła. Podziękuj za czas, nawiąż do jednego konkretnego tematu z rozmowy i potwierdź zainteresowanie stanowiskiem. Pięć, sześć zdań wystarczy. Taki mail rzadko przesądza o decyzji, ale pozwala ci się wyróżnić i zostać w pamięci rekrutera.

W Polsce podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej wciąż nie jest standardem, dlatego robi wrażenie. Poniżej znajdziesz gotowy wzór w trzech wersjach i wskazówki, jak go dopasować.

Wzór podziękowania po rozmowie kwalifikacyjnej

Zmienne w nawiasach zastąp swoimi danymi. Formy męskie i żeńskie są zapisane obok siebie, zostaw tę, która dotyczy ciebie.

Przykład wypełnionego maila

Tak może wyglądać gotowe podziękowanie kandydatki po rozmowie na stanowisko specjalistki ds. zakupów:

Zwróć uwagę, że mail nie powtarza CV. Zawiera jeden konkret z rozmowy i jedno zdanie, które łączy go z doświadczeniem kandydatki.

Kiedy wysłać podziękowanie?

Najlepiej tego samego dnia albo następnego dnia rano. Po kilku dniach mail traci sens, bo decyzja może być już podjęta.

Kilka praktycznych zasad:

• Po rozmowie rano wyślij podziękowanie po południu.
• Po rozmowie po południu wyślij je następnego dnia między 8 a 10.
• W piątek po południu możesz wysłać od razu albo w poniedziałek rano.
• Po rozmowie online zasady są te same, mail jest nawet bardziej na miejscu, bo nie było uścisku dłoni na pożegnanie.

Do kogo wysłać maila?

Wyślij podziękowanie do osoby, która prowadziła rozmowę albo organizowała spotkanie. Jeśli rozmowa była z kilkoma osobami:

• rekruterka z HR i przyszły przełożony: jeden mail do obojga albo dwa krótkie, każdy z innym nawiązaniem;
• panel trzech lub więcej osób: jeden mail do osoby koordynującej, z prośbą o przekazanie podziękowań pozostałym;
• rekruter z agencji: podziękowanie wysyłasz do rekrutera z agencji, a nie bezpośrednio do firmy, chyba że agencja poprosi inaczej.

Jak dopasować wzór do sytuacji?

Po pierwszym etapie z HR

Skup się na kulturze firmy, procesie i ogólnym dopasowaniu. Rekruterka z HR rzadko wchodzi w szczegóły merytoryczne, więc nawiąż do tego, co mówiła o zespole albo o sposobie pracy.

Po rozmowie z przyszłym przełożonym

Nawiąż do konkretnego wyzwania zespołu, o którym była mowa, i krótko napisz, jak możesz pomóc. To dobry moment, żeby uzupełnić coś, czego nie zdążyłeś powiedzieć.

Po zadaniu rekrutacyjnym lub rozmowie technicznej

Podziękuj za zadanie i jednym zdaniem odnieś się do rozwiązania albo do informacji zwrotnej, którą dostałeś. Nie dosyłaj poprawionego rozwiązania, chyba że ktoś cię o to poprosił.

Czego unikać w podziękowaniu?

Inne błędy:

• zbyt długi mail, w którym powtarzasz całe CV;
• błędy w imieniu lub nazwisku rekrutera, zwłaszcza w odmianie (Pani Agnieszko, nie Pani Agnieszka);
• zbyt poufały ton: "Hej, dzięki za fajną rozmowę";
• załączniki bez prośby, na przykład ponownie wysłane CV;
• ten sam mail do kilku osób z tej samej firmy, różniący się tylko imieniem.

Co jeśli nie dostaniesz odpowiedzi?

Na podziękowanie często nikt nie odpisuje, i to jest w porządku. Rekruterzy dostają dziesiątki maili dziennie. Jeśli minie termin, który usłyszałeś na rozmowie, a nadal nie masz informacji, możesz przypomnieć się uprzejmie. Wzór takiej wiadomości znajdziesz w artykule o braku odpowiedzi po rozmowie kwalifikacyjnej.

Jeśli dostaniesz ofertę, ale zdecydujesz, że to nie dla ciebie, przyda ci się wzór odmowy oferty pracy. A jeśli chcesz przygotować się do kolejnego etapu, zacznij od pytań, które warto zadać rekruterowi.

Podziękowanie, list motywacyjny i inne wiadomości dopasowane do konkretnej oferty możesz też przygotować w generatorze listów Epimoni.

Najczęściej zadawane pytania

Czy podziękowanie po rozmowie może zaszkodzić?

Krótkie i rzeczowe nie. Zaszkodzić może mail z błędami, zbyt długi albo natarczywy. Jeśli masz wątpliwości, przeczytaj go na głos przed wysłaniem.

Czy wysłać podziękowanie, jeśli rozmowa poszła źle?

Tak. Uprzejmy mail nic nie kosztuje, a czasem zmienia odbiór. Możesz w nim krótko uzupełnić odpowiedź, która ci nie wyszła.

Czy lepszy jest mail czy SMS?

Mail. SMS do rekrutera jest zbyt prywatny, chyba że wcześniej komunikowaliście się w ten sposób.

Czy pisać "Szanowna Pani" czy "Dzień dobry"?

"Dzień dobry" jest dziś najbardziej uniwersalne i nigdy nie jest błędem. "Szanowna Pani" sprawdzi się w bardziej formalnych firmach, w administracji i w pierwszym kontakcie.