Potwierdzenie rozmowy kwalifikacyjnej, wzór odpowiedzi na zaproszenie

Odpowiedz na zaproszenie w ciągu jednego dnia roboczego. Podziękuj, potwierdź datę, godzinę i formę rozmowy (w biurze, online, telefonicznie), powtórz te dane w treści maila i zapytaj, czy masz coś przygotować. Trzy, cztery zdania wystarczą. Taki mail chroni przed pomyłką w terminie i jest pierwszym sprawdzianem twojej komunikacji.

Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną to dobra wiadomość, ale odpowiedź na nie też jest oceniana. Rekruter widzi, jak szybko odpisujesz, czy uważnie czytasz i czy umiesz napisać krótką, uprzejmą wiadomość.

Wzór potwierdzenia rozmowy kwalifikacyjnej

Zmienne w nawiasach zastąp swoimi danymi. Najlepiej odpowiedz w tym samym wątku, w którym dostałeś zaproszenie.

Przykład wypełnionego potwierdzenia

Tak może wyglądać gotowy mail kandydata zaproszonego na rozmowę na stanowisko specjalisty ds. logistyki:

Mail ma pięć zdań, powtarza wszystkie ustalenia i zadaje jedno praktyczne pytanie. Rekruter może odpowiedzieć w minutę, a kandydat już na tym etapie zostawia wrażenie osoby uporządkowanej i uważnej.

Co powinno być w potwierdzeniu?

Metoda Epimoni na potwierdzenie rozmowy to cztery elementy: podziękowanie, data i godzina, forma rozmowy, jedno pytanie praktyczne.

• Podziękowanie za zaproszenie, jednym zdaniem.
• Data i godzina, zapisane dokładnie tak, jak w zaproszeniu.
• Forma rozmowy: adres biura, link do spotkania online albo numer, pod który zadzwoni rekruter.
• Pytanie praktyczne, jeśli coś jest niejasne: dokumenty, czas trwania, z kim będzie rozmowa, czy przewidziane jest zadanie.

Kiedy odpowiedzieć na zaproszenie?

Najlepiej w ciągu kilku godzin, najpóźniej następnego dnia roboczego. Rekruter często planuje kilka rozmów na ten sam dzień i czeka na potwierdzenia, żeby zamknąć kalendarz. Jeśli odpiszesz po trzech dniach, termin może już być zajęty przez innego kandydata.

Jeśli zaproszenie przyszło w piątek wieczorem, możesz odpowiedzieć w poniedziałek rano. Jeśli rozmowa jest wyznaczona na najbliższy dzień, odpowiedz jak najszybciej, nawet krótko.

Potwierdzenie rozmowy online i telefonicznej

Przy rozmowie online dodaj do potwierdzenia informację, że link działa albo poproś o niego, jeśli go nie ma. Możesz napisać: "Potwierdzam rozmowę we wtorek o 10:00. Sprawdziłem link do spotkania, wszystko działa". Przy rozmowie telefonicznej potwierdź numer, pod którym będziesz dostępny.

Jeśli rekruter zaprosił cię telefonicznie, warto mimo to wysłać krótkiego maila z potwierdzeniem ustaleń. Masz wtedy wszystko na piśmie, a rekruter ma twój adres do dalszego kontaktu.

Czego unikać?

Inne błędy:

• brak odpowiedzi z założeniem, że rekruter i tak na ciebie czeka;
• pisanie nowego maila zamiast odpowiedzi w wątku zaproszenia;
• zbyt długi mail z opisem całego doświadczenia;
• pytania o wynagrodzenie w potwierdzeniu: na ten temat przyjdzie czas na rozmowie;
• błędy w nazwisku rekrutera albo w nazwie firmy.

Co zrobić po potwierdzeniu?

Dodaj rozmowę do kalendarza z przypomnieniem dzień wcześniej i zacznij przygotowania. Na początek sprawdź, co wiesz o firmie, i przygotuj odpowiedź na pytanie opowiedz o sobie, które otwiera prawie każdą rozmowę. Jeśli coś ci wypadnie i nie zdążysz, napisz jak najwcześniej, korzystając ze wzoru przełożenia rozmowy.

Całą rozmowę możesz przećwiczyć w symulatorze rozmowy kwalifikacyjnej Epimoni.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę odpowiadać na zaproszenie, jeśli rekruter nie prosił o potwierdzenie?

Tak, to dobra praktyka. Krótkie potwierdzenie pokazuje profesjonalizm i daje pewność, że obie strony mają ten sam termin. Rekruterzy często czekają na odpowiedź, zanim zamkną kalendarz.

Jak potwierdzić rozmowę zaproponowaną przez system rekrutacyjny?

Jeśli zaproszenie przyszło z systemu z przyciskiem "potwierdź", użyj go. Mail nie jest wtedy konieczny. Jeśli masz pytanie, odpowiedz na adres rekrutera podany w zaproszeniu.

Czy mogę zaproponować inny termin?

Tak, jeśli naprawdę nie możesz w proponowanym. Podaj dwie, trzy konkretne propozycje, żeby rekruter mógł od razu wybrać. Nie musisz szczegółowo tłumaczyć powodu.

Co jeśli nie dostałem informacji o miejscu lub linku?

Zapytaj w potwierdzeniu: "Czy mogę prosić o adres biura i informację, kogo pytać na recepcji?". Lepiej zapytać teraz niż szukać w dniu rozmowy.